Es importante saber cómo Gestionar y Controlar un Almacén

Hoy por hoy lo que antes se caracterizaba como un espacio dentro de la organización que tenía el piso de hormigón, es una estructura clave que provee elementos físicos y funcionales capaces de incluso generar valor agregado. Describir la importancia y los objetivos de una gestión dependen directamente de los fundamentos y principios que enmarcan la razón de ser de la misma.

 

GESTIÓN DE ALMACENES

A lo largo de los años, y conforme evoluciona el fenómeno logístico, el concepto de almacén ha ido variando y ampliando su ámbito de responsabilidad. El almacén es una unidad de servicio y soporte en la estructura orgánica y funcional de una empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos.

CONCEPTO ANTIGUO:

Almacén es la dependencia de la Empresa que guarda la materia prima o el producto, para proporcionarlo cuando se necesite.

CONCEPTO MODERNO:

Local donde se guardan momentáneamente y ordenadamente, bajo criterio de rentabilidad, stocks de mercancías cuyo destino es la venta o la incorporación al proceso productivo.

FINALIDAD

Funciona como un regulador. Realiza las operaciones necesarias, a objeto de suministrar los bienes en el momento justo que son requeridos, evitando paralizaciones por falta de ellos, o en caso contrario, por la inamovilidad de Capitales asignados a sobre existencias»; es decir que, el Almacén debe controlar lo que guarda de manera de estar alerta para solicitar la reposición o impulsar su movimiento según se observe su agotamiento o su acumulación.

 

CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO

La capacidad del almacenamiento de un almacén, está relacionada con las características de la infraestructura, el tipo de productos a almacenar y condiciones climatológicas de la localidad.

La Capacidad Estática.

Es el volumen promedio máximo de productos que puede ser guardado en un almacén determinado de acuerdo a los parámetros anteriormente señalados. Este tipo de capacidad permite estimar los probables déficit de almacenamiento, como resultado de la programación de un futuro ingreso de productos.

 La Capacidad Dinámica.

Es el volumen total de productos que ingresa a un almacén en un periodo determinado, de acuerdo al movimiento de entrada y salida realizado. La capacidad dinámica puede ser mayor o igual a la capacidad estática, nunca menor.

 

1. Estantería para carga Unitarizada:

• Los estantes para paletas están construidos por bastidores verticales sobre los que enganchan las tablas horizontales. Pueden almacenar productos a alturas considerables solo limitado por el levante de la horquilla del montacargas y el claro libre del techo.
• El ancho de los estantes habitualmente se eligen pensando en poner dos paletas con el lado que mide 1.2 m en el frente o tres paletas cuando el lado mide 0.8 m, si las cargas son muy pesadas se aconseja poner una sola paleta.

 

2. Estantería para carga Fraccionada:

• Es un sistema idóneo para el almacenaje de cargas ligeras y relativamente pesadas, con variabilidad en los surtidos. Esta estantería ofrece un ensamblado rápido y sencillo permitiendo el acceso de carga por los cuatro lados.

 

3. Estantería para cargas Especiales:

• Entre ellas están las estanterías en voladizo para cargas largas, para láminas o planchas, para carretes para neumáticos. Es ideal para el almacenamiento de tubos, perfiles y maderas.
• El cantilever en voladizo son especialmente aptas para el almacenamiento de cargas largas, tanto ligeras como pesadas.

 

FUNCIONES BÁSICAS:

La Recepción: En el almacén es la primera función que se realiza, en la cual se comprueba que las cargas recibidas poseen las condiciones aceptables para ser recibidas.

Una vez que la mercancía llega al almacén se produce su descarga del medio de transporte, realizando un control cuantitativo y cualitativo de la carga para cerciorarse que se cumplen las condiciones pactadas en la documentación de embarque.

Cuando  la mercancía es rechazada se realiza un documento para tramitar una reclamación. Si por el contrario la mercancía cumple como las exigencias es aceptada pasando a formar parte de las cargas almacenadas.

• Tarjeta de Recepción de Mercancías. El diseño de la tarjeta de recepción de mercancías es el primer documento que se prepara en el almacén y su formato debe contener la información precisa de la mercancía. Una vez recepcionada la mercancía debe pasar a ocupar un área en el almacén.

 

 

El Almacenamiento: Es la segunda función, en la cual las mercancías se protegerán de acuerdo a las características de las cargas a almacenar. Mientras la mayoría de los almacenes está diseñada para manejar productos empaquetados a temperatura ambiente otros están equipados para almacenamiento especializado, estos pueden ser:

• Almacenamiento de materiales agregados
• Manejo de Insumos y Materiales de Construcción.
• Manejo de herramientas.
• Otros almacenables.

 

El Despacho: Es la tercera función, en ella se deben recolectar las ordenes de los pedidos para preparar los despachos, por lo que se deberá contar con el área suficiente para esta actividad. Existen al menos cuatro formas de seleccionar órdenes esta son:

• Recolección moderada: Es el medio más común de seleccionar ordenes, en la misma el recolector toma una orden y la diligencia de principio a fin.
• Ventaja: Mantiene la integridad de la orden, evita realizar doble manipulación y establece una responsabilidad directa por los errores
• Desventaja: Por la distancia y el tiempo de recorridos para completar las ordenes.

 

TRANSPORTE.

Transporte Propio:

• Costos fijos. (personal, seguros, amortizaciones, impuestos, gastos financieros)
• Costos variables. (consumible, Combustibles, aceites, mantenimiento, peajes, dietas)

 

Humano y animal:

Es una solución para cargas pequeñas por lo general en áreas remotas o donde no hay posibilidad de transporte motorizado

Ventajas

• Bajo costo de operación.
• Permiten acceso a zonas difíciles

Desventajas

• Poca capacidad de carga.
• Lento.

 

 

CONTROL DE INVENTARIOS.

Elementos de control de un almacén:

CONTROL CUANTITATIVO: Plantear los documentos fundamentales que deben ser considerados en un almacén de acuerdo a las regulaciones establecidas:

En la recepción de la mercancía:

• Informe de recepción.
• Informe de reclamación por faltantes.
• Devoluciones al almacén de materiales despachados anteriormente.
• Entradas por transferencias entre almacenes.

Durante el almacenamiento:

• Tarjetas de estiba.

Durante el despacho:

• Solicitudes de materiales.
• Vale de entrega de materiales.
• Acta de mermas, pérdidas o deterioros.
• Salidas por transferencia entre almacenes.

 

DOCUMENTOS RELACIONADOS AL ALMACEN.

Pecosa: Pedido de comprobante de salida.

Kardex: es una herramienta que permite controlar la cantidad y costo de los artículos del  inventario.  Indica todas las transacciones de entrada al almacén (compras, devoluciones, traslados etc) y todas las salidas (ventas, despachos, etc). Se puede llevar de forma manual mediante tarjetas o en un sistema.

El Inventario Inicial + entradas – salidas = inventario final

Bind Card: Son tarjetas de control visible que tienen como finalidad registrar el movimiento no valorizado de las mercancías, reflejando los saldos. Deben colocarse en los estantes o los contenedores de los productos, y es de uso exclusivo de los encargados de almacén.

 

Fuente:

Gracias a C.P.C. Elías Farfán Gómez

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