Retorno al trabajo: FM con la ayuda del BIM
La planificación y gestión del retorno a los centros de trabajo bajo las condiciones de la nueva normalidad tras el confinamiento ocasionado por la pandemia del COVID-19 está siendo realizada por los FM. Una herramienta que puede ayudar con éxito a este retorno en condiciones seguras es el BIM, entendido como el modelo virtual del edificio y como los procesos de trabajo que abarcan todo el ciclo edificatorio.
El 11 de marzo de 2020, la Organización Mundial de la Salud (OMS) declara que el COVID-19 constituye una pandemia que da pie a la constitución de una emergencia de salud pública de escala internacional. Esa fecha va a marcar una frontera entre la concepción de los puestos de trabajos y las relaciones laborales como hasta ahora se concebían.
Como respuesta a la pandemia, numerosos estados a su vez declararon estado de emergencia o alarma en sus países que obligaron a sus conciudadanos al confinamiento domiciliario y al cierre de prácticamente todas las actividades no consideradas esenciales, con el fin de cortar las cadenas de transmisión de la enfermedad y conseguir lo que se conoce como “doblegar la curva” de la tasa de contagios.
Tras un periodo de confinamiento, más o menos prolongado según los países, se logró contener la pandemia y situar la tasa de contagios dentro de unos márgenes que los sistemas sanitarios nacionales eran capaces de gestionar, pero la erradicación de la enfermedad no se conseguirá hasta que no se desarrolle una vacuna eficaz. Pero mientras la vacuna no se desarrolla, se trata de retomar la actividad económica con una vuelta al trabajo – back to work – en lo que se conoce como “nueva normalidad” – new normal -.
Es en este retorno a los centros de trabajo donde el Facility Manager (FM) juega un papel decisivo. Recordemos que el Facility Manager es el que gestiona los puestos de trabajo (workplace management) para conseguir que empleados y clientes trabajen en unas condiciones de confort para lograr optimizar sus resultados y obtener una eficiencia elevada para la compañía.
Esta reapertura de los centros de trabajo de uso administrativo y de retorno a una cierta actividad laboral en la denominada “nueva normalidad” se está abriendo un interesante debate, una discusión que en cualquier caso, está sirviendo a los FM a comprender mucho mejor las actividades y procesos que estamos gestionando y a detectar los puntos críticos y áreas de mejora.
Los dos aspectos a planificar en ese retorno al trabajo se deben fundamentar en un mix de soluciones organizacionales y tecnológicas; la mayoría de las soluciones eran ya existentes, pero con una escasa implantación en los centros de trabajo. La planificación de la implantación de todas estas soluciones se debe recoger en lo que se denomina el Plan de Contingencia Corporativa frente al Covid-19.
Por un lado, esta crisis sanitaria ha precipitado la aceleración de la implantación de procesos de trabajo en remoto (“teletrabajo”). De manera que las grandes corporaciones han priorizado el teletrabajo y han procedido al cierre de sus sedes corporativas. Ha costado comprender cómo trabajar en remoto sobre edificios semivacíos y cómo conducir estos edificios para evitar que un parón prolongado dañe sus infraestructuras. Pero incluso en los edificios vacíos de empleados había infraestructuras esenciales que era necesario que continuaran funcionando, como los Centros de Procesamiento de Datos (CPD’s) o las instalaciones de seguridad, tales como las de Protección Contra Incendios. Por eso, en los planes se han establecido tres niveles de operatividad de las infraestructuras: esenciales, intermitentes y cerradas, con diferentes protocolos.
Por otro lado, concluida la fase de confinamiento ha sido inevitable hacer frente al “retorno”, en especial a los edificios administrativos. Ante este retorno, el FM debe replantearse el proceso que se conoce como la “gestión de espacios” o workplace management; proceso que forma parte de la esencia de las funciones del FM.
Por una lado, la parte más técnica del proceso, la de “hard facilities” parece estar clara, y ya existe un consenso respecto a cómo gestionarla para minimizar el riesgo de contagio: toma de temperatura en los accesos a los empleados y visitas, dispensadores de geles hidroalcohólicos, incrementar la aportación de aire exterior, condiciones hidrotérmicas, cambios de filtros de los equipos de climatización, incremento de la limpieza de superficies, etc. Existen numerosas publicaciones de asociaciones dedicadas al HVCA que lo especifican, por lo que no habrá mayor problema al respecto. Se puede destacar de entre ellas las “Recomendaciones sobre el uso de sistemas de climatización y ventilación para prevenir la expansión del COVID-19”, publicada por el IDAE (Instituto para la Diversificación y Ahorro Energético).
En la preparación de los planes de contingencia para la implantación laboral de la nueva normalidad se debe proceder al análisis por actividades o procesos en función de cuatro niveles de presencialidad (remota, esporádica, regular o permanente). En las grandes corporaciones y en especial, en los usos administrativos, se observa que prácticamente unas dos terceras partes de las actividades se pueden realizar remotamente o mediante una presencialidad esporádica. Por estos motivos, y para evitar la movilidad de sus empleados han priorizado el teletrabajo.
Pero para las actividades que no pueden ser remotas, es decir, aquellas que ya se conoce como “presenciales”, se debe realizar una replanificación de los espacios de trabajo en los que se deben realizar, y también rediseñar el layout de las oficinas para cumplir con las recomendaciones de distanciamiento social de 2 m o 6 pies. Aquí es donde el FM debe realizar una buena gestión del workplace management, por lo que al contar con un buen modelo BIM de su edificio le va a permitir realizar las simulaciones de las resdistribuciones espaciales de los puestos de trabajo en los diferentes centros y departamentos corporativos, ya que uno de los posibles usos de los modelos BIM es el de la Office Space Planning o space management.
Por otro lado, todo parece indicar que el «teletrabajo» para el resto de procesos es la “segunda mejor opción” (el second-best), sin embargo, queda mucho por hacer en tres ámbitos: el tecnológico, el organizacional y el laboral. Respecto del tecnológico, se debe dotar a todos los empleados de las herramientas necesarias (ordenador y conexión en banda ancha parecen fundamentales). Pero no menos importante, es el aspecto organizacional de coordinación de equipos y de establecimiento de los objetivos de trabajo.
Como es sabido, la metodología BIM se basa en la colaboratividad y la interoperabilidad. Esta metodología aporta un buen modelo de cómo trabajar con equipos dispersos sobre un mismo proyecto a través de un CDE (Common Data Environment), que no sólo consiste en un repositorio informático donde archivar los documentos del proyecto, sino, sobre todo, debe consistir en unos protocolos para que un equipo trabaje de forma ordenada para conseguir unos resultados y objetivos que se plasman en un proyecto, es decir, establece un procedimiento para gestionar de forma eficiente toda la información de un proyecto de una forma digital. La norma UNE-EN ISO 19650-1:2019 Organización y digitalización de la información en obras de edificación e ingeniería civil que utilizan BIM. Gestión de la información al utilizar BIM, proporciona un estándar de cómo implantar correctamente esta metodología. De forma parecida se debe trabajar en cualquier proyecto digital que se realice por un equipo teletrabajando. Es decir, aplicar la metodología de trabajo BIM a todos los proyectos digitales que se realicen remotamente por equipos no presenciales.
Finalmente, también es necesario ordenar estas nuevas relaciones laborales en las que los empleados trabajan remotamente porque hasta ahora la mayoría de países aún no disponen de las disposiciones legales que las regulen.
En definitiva, tanto en la redistribución física de los puestos de trabajo para adaptarlos a los requisitos de prevención de la propagación del virus, como en la reorganización de los procesos que comporta el teletrabajo, un buen modelo BIM y una buena aplicación de la metodología de trabajo BIM son dos herramientas que ayudan al FM a realizar la implantación de la nueva normalidad en las corporaciones para hacer frente a la pandemia del COVID-19.
Autor: Alberto Martínez Ramos, docente BIM Management de Máster en BIM Management (Sistemas Revit, Allplan, AECOsim y Archicad) de EADIC.
