La definición tradicional de la calidad y el éxito del proyecto es cumplir las expectativas del cliente y/o de la alta dirección en términos de coste (presupuesto), tiempo (cronograma), y alcance (desarrollo).
Las prioridades del proyecto precisan la interrelación entre estos criterios, la cual, es cambiante. Por ejemplo, a veces es necesario comprometer el desempeño y el alcance del proyecto para que éste se lleve a cabo con rapidez o a menor coste. A menudo, mientras más tiempo se necesita para el proyecto, más costoso resulta.
Sin embargo, no siempre es posible una correlación positiva entre el coste y el programa. Otras veces, los costes pueden reducirse con una mano de obra más barata y menos eficiente o con equipo que prolongue la duración del proyecto. De la misma manera, muchas veces los administradores de proyecto tienen que acelerar o forzar algunas actividades clave contratando más mano de obra, con lo cual elevan el costo original del proyecto.
Una de las labores más importantes de un administrador de proyecto, es manejar los cambios que se den en tiempo, costo y desempeño. Para lograrlo, debe definir y entender la naturaleza de las prioridades del proyecto.
Una técnica que se encuentra en la práctica, y que es útil para este objetivo, es la terminación de una matriz de jerarquías, con el fin de identificar qué criterios están limitados, cuáles deben resaltarse y cuáles aceptarse:
Limitar: el parámetro original está fijo. El proyecto debe cumplir con la fecha de terminación, las especificaciones y el alcance del proyecto o del presupuesto.
Resaltar: dado el alcance del proyecto, ¿qué criterios deben optimizarse? En el caso del tiempo y del costo, por lo general esto significa aprovechar oportunidades para reducir costos o acortar el programa. A la inversa, en lo que a desempeño se refiere, resaltar significa añadirle valor al proyecto.
Aceptar: ¿en qué criterios es tolerable incumplir con los parámetros originales? Cuando hay que hacer compensaciones, ¿es permisible modificar el programa, reducir el alcance y el desempeño del proyecto, o superar el presupuesto?
Teniendo esto en cuenta, todo administrador podrá lograr el equilibrio de los factores coste, tiempo y alcance de cada proyecto entendiendo la naturaleza de las prioridades de estos y a su vez optimizándolas, para así, direccionar cabalmente el cumplimiento del objetivo de cada proyecto.
Autora: Liliana Grande Lamela. Docente del Máster MBA en Dirección de Empresas y Gerencia de Proyectos de Ingeniería y Construcción de EADIC.
